Dine data hos Prochimp

Vi er et konsulenthus med kontorer i Aarhus, Aalborg, København og Vilnius, der matcher IT-konsulenter og freelancere med opgaver hos vores kunder. For at kunne det, behandler vi nogle personoplysninger. Det gælder om dig, der skriver til os, om dig, der er konsulent eller kandidat, og om dig, der er kontaktperson hos en kunde. Vi indsamler kun det, vi har brug for, vi sælger aldrig dine oplysninger, og du kan altid kontakte os på gdpr@prochimp.dk, hvis du vil vide mere eller gøre brug af dine rettigheder.

Vil du have alle detaljer, kan du læse videre herunder. Er du typen, der bare vil have overblikket, så var det egentlig det, men du er selvfølgelig altid velkommen til at spørge os.

Prochimp ApS (CVR 41661631), med hovedkontor på Inge Lehmanns Gade 10, 6., 8000 Aarhus C, er ansvarlig for de personoplysninger, vi behandler. Har du spørgsmål, vil du se, hvad vi har registreret om dig, eller ønsker du noget rettet eller slettet, skriver du bare til os på gdpr@prochimp.dk eller ringer på 22 72 67 37. Vi vender tilbage så hurtigt vi kan, og altid inden for en måned.

Det afhænger af, hvem du er.

Skriver eller ringer du til os, gemmer vi det, du selv fortæller os. Det er typisk dit navn, din e-mail, dit telefonnummer og det, din henvendelse handler om. Det gør vi udelukkende for at kunne svare dig og følge op på en eventuel dialog om et samarbejde. Når snakken er slut, og vi ikke har brug for at gemme den længere, sletter vi den igen.

Er du konsulent eller kandidat, arbejder vi med dit CV, dine kompetencer, din erfaring, dine referencer, hvornår du er ledig, og hvad du forventer i rate eller løn. Det er hele kernen i det, vi laver: vi bruger oplysningerne til at finde de rigtige opgaver til dig og til at præsentere din profil for kunder, der leder efter en som dig. Hvis du gerne vil blive i vores talentpulje til fremtidige opgaver, gør vi det på baggrund af dit samtykke, og det kan du trække tilbage, når du vil. Dine profiloplysninger og dit samtykke registrerer vi i vores eget profilsystem. Før vi præsenterer dig for en kunde, holder vi en samtale med dig, bruger eventuelt en faglig test og noterer vores vurdering.

Leverer du som selvstændig konsulent, indgår vi typisk aftalen med dit selskab og behandler selskabets navn, CVR-nummer, rate og fakturaer for leverancen. Har du en enkeltmandsvirksomhed, er det også oplysninger om dig. Er du ansat hos os, f.eks. i et Try & Hire-forløb, behandler vi det, der skal til for at udbetale løn: adresse, løn, bankoplysninger og CPR-nummer. Kræver kunden et CPR-nummer for at oprette dig i sine systemer, beder vi om dit samtykke til at sende det til kunden, uanset om du er ansat eller leverer gennem dit eget selskab. Kun de medarbejdere, der skal bruge oplysningerne, har adgang til dem.

Som udgangspunkt udfører du selve leverancen i kundens systemer. Det er kunden, der er ansvarlig for de oplysninger, der behandles dér, også dem om dig, f.eks. din brugerkonto, og vi har som virksomhed ikke adgang til dem.

Nogle kunder kræver ekstra tjek, før forløbet begynder, og at tjekkene gentages, f.eks. hvis du overtager en leverance med adgang til mere følsomme oplysninger. Det sker kun efter forudgående aftale med dig og kun, hvis kunden eller lovgivningen stiller krav om det. Skal vi se en straffeattest, bestiller du selv en privat straffeattest og viser den til os. Vi gemmer ingen kopi, men noterer kun, at attesten er ren, hvornår den er set, og af hvem. Om selve straffeattesten bekræfter vi kun over for kunden, at vi har set en ren attest. Kræver kunden et RKI-opslag eller en sikkerhedsgodkendelse, sker det også kun efter aftale med dig. Ønsker kunden det, indhenter vi også, efter aftale med dig, referencer hos tidligere kunder eller arbejdsgivere og ser dine eksamensbeviser og certifikater. Vi sletter vores noter om screeningen, så snart formålet er nået, og følger reglerne i databeskyttelseslovens § 8 om oplysninger om strafbare forhold.

Er du kontaktperson hos en kunde eller samarbejdspartner, gemmer vi dine arbejdsrelaterede oplysninger som navn, titel, e-mail, telefon og virksomhed sammen med de aftale- og faktureringsoplysninger, der hører til samarbejdet. Det er nødvendigt for, at vi kan levere det, vi har aftalt, sende regninger og holde styr på kundeforholdet. Bogføringsmateriale er vi i øvrigt ved lov forpligtet til at gemme i fem år.

Har du meldt dig til vores nyhedsbrev, bruger vi din e-mail til at sende dig nyheder fra Prochimp. Det udsender vi i begrænset omfang gennem MailChimp, og du kan altid melde dig fra igen via linket nederst i mailen. Nyhedsbrevet sender vi kun, fordi du har sagt ja til det.

De fleste oplysninger får vi fra dig selv. Når vi søger efter konsulentprofiler, kan vi dog også finde din profil og dine kontaktoplysninger via LinkedIn Recruiter og i AVIAIA's offentlige katalog over IT-freelancere. Vi henvender os kun på baggrund af oplysninger, du selv har gjort tilgængelige med henblik på rekruttering eller nye opgaver. På LinkedIn styrer du det i dine egne privatlivsindstillinger, og vi respekterer altid, hvis du har markeret, at du ikke ønsker at blive kontaktet.

Derudover kan vi få oplysninger fra de referencer, du har givet os, fra faglige test, du tager, og fra vores nearshoring-partnere, hvis du leveres gennem en af dem. Under et forløb kan vi også få oplysninger om dig fra kunden, f.eks. om leverancen, eller hvis forløbet skal ophøre før tid.

Nej. Prochimp.dk sætter ikke tracking-, statistik- eller markedsføringscookies, og vi henter ikke tredjepartstjenester ind, der følger med i, hvad du laver på siden. Derfor er der heller ikke noget cookie-banner, du skal klikke dig igennem. Det eneste, siden gemmer i din browser, er en teknisk nødvendig markering, der sørger for, at introen på forsiden kun vises i starten af dit besøg og ikke igen, mens du klikker rundt på siden. Markeringen er ikke en cookie, men ligger i browserens session storage og slettes, så snart du lukker fanen eller vinduet med hjemmesiden.

Vi indlejrer heller ikke kort, video, billeder eller andet indhold fra tredjeparter på siden. Siden indeholder kun almindelige links til andre hjemmesider, f.eks. kort over vores kontorer (OpenStreetMap) og AVIAIA's hjemmeside. De åbnes kun, hvis du selv klikker på dem.

Vi sælger aldrig dine oplysninger, og vi deler dem kun, når der er en god grund til det. Den vigtigste er, at vi, når vi matcher en konsulent med en opgave, viser din profil og dit CV til den kunde, det handler om, så de kan vurdere, om I passer sammen.

Bliver du valgt til en opgave, deler vi også det, der skal til for at sætte forløbet i gang: aftalen, som dit selskab som regel selv er part i, dine kontaktoplysninger, de identifikationsoplysninger, kunden skal bruge for at oprette dig i sine systemer, og en bekræftelse af screeningen. Et CPR-nummer sender vi kun, når kunden har brug for det, og kun til den navngivne modtager.

Må du ophøre med leverancen før tid, bliver aftalen misligholdt, eller får vi kendskab til forhold, der rejser tvivl om din integritet, giver vi kunden besked samme arbejdsdag, så kunden kan lukke din adgang. Det samme gælder, hvis du er involveret i en sikkerhedshændelse, der berører kunden.

Er kunden en finansiel virksomhed eller en virksomhed, der leverer IT til den finansielle sektor, kan den være forpligtet til at registrere, hvem der leverer til den, f.eks. dit navn, dine kontaktoplysninger og dit selskabs navn og CVR-nummer. Kunden, en revisor eller anden tredjepart, som kunden udpeger, og de myndigheder, der fører tilsyn med kunden eller med kundens egne kunder, kan få adgang til dokumentationen for forløbet, også den, vi har hos os.

Derudover hjælper et par betroede leverandører os med det praktiske. Vores hjemmeside og vores profilsystem drifter og vedligeholder vi selv på infrastruktur placeret inden for EU. Vi bruger Microsoft 365 til mail og dokumenter, med data liggende inden for EU. Her hviler behandlingen på Microsofts generelle databehandlervilkår, "Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA)". Kontrakter underskrives i Adobe Acrobat Sign, faglige test foregår i CoderByte, og søgeteamet styrer sine opgaver i Trello. Til fakturering, bogføring og løn bruger vi regnskabssystemet Visma e-conomic, og vores revisions- og regnskabsfirma hjælper med bogføring og løn. Vores øvrige leverandører behandler data efter deres databehandlingsvilkår. Hvis data overføres til lande uden for EU, sker det på grundlag af EU's standardkontraktbestemmelser eller EU-U.S. Data Privacy Framework.

Til nyhedsbrevet bruger vi MailChimp. De oplysninger, vi behandler her, er alene dit navn og din e-mailadresse, og udsendelserne sker naturligvis, uden at disse oplysninger bliver synlige for de øvrige modtagere. Fordi MailChimp er en amerikansk tjeneste, kan oplysningerne blive behandlet i USA. Det sker på et lovligt grundlag, nærmere bestemt EU-U.S. Data Privacy Framework og/eller EU's standardkontrakter.

Vores leverandører behandler kun oplysninger efter vores instruks og på baggrund af databehandleraftaler. Endelig kan vi dele oplysninger med f.eks. myndigheder eller vores revisor, hvis loven kræver det, eller hvis det er nødvendigt for at forsvare et retskrav.

Kun så længe vi har brug for det, eller så længe loven kræver det. Henvendelser sletter vi, når dialogen er slut, senest efter 12 måneder. Fører en henvendelse til et samarbejde, gemmer vi den som en del af kunde- eller konsulentforholdet. Konsulent- og kandidatprofiler gemmer vi under samarbejdet. Står du i vores talentpulje, gemmer vi din profil i op til 12 måneder efter afgivet eller fornyet samtykke, og vil du fortsat stå der, beder vi dig forny det. Vi gennemgår CV'er og profiler hver januar og juli og sletter det, vi ikke længere har en grund til at gemme. Kundeoplysninger følger kundeforholdet, og bogføringsmateriale gemmer vi i fem år fra udgangen af regnskabsåret, fordi bogføringsloven siger det.

Du bestemmer over dine egne oplysninger. Du har ret til at få at vide, hvad vi har registreret om dig, og til at få en kopi. Du kan bede os rette noget, der er forkert, eller slette oplysninger, vi ikke længere har brug for. Du kan bede os begrænse, hvordan vi bruger dine oplysninger, gøre indsigelse mod behandlingen, herunder helt frabede dig markedsføring, og i visse tilfælde få dine oplysninger udleveret i et format, du kan tage med til en anden. Og har du sagt ja til noget, kan du altid ombestemme dig og trække samtykket tilbage.

Det hele klarer du ved at skrive til os på gdpr@prochimp.dk. Der kan i enkelte tilfælde være grænser for, hvad vi må eller kan, men så forklarer vi selvfølgelig hvorfor.

Vores match bygger på relationel indsigt og menneskelig vurdering. Vi træffer ikke automatiske afgørelser eller profilering, der har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig.

Synes du, vi har håndteret dine oplysninger forkert, hører vi meget gerne fra dig først, så vi kan rette op på det. Du har også altid ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk, www.datatilsynet.dk.